Suivi, relance et paiements de facture dans les entreprises

Pour la plupart des petites et moyennes entreprises, pouvoir encaisser leurs fonds à temps et en heure auprès des clients est un véritable défi. Le bon fonctionnement de la structure repose cependant sur la stabilité de son état financier. Les astuces suivantes permettront aux entreprises de recevoir rapidement et facilement les paiements de tous les clients.

Solution pour suivre et relancer les clients

Les institutions ou logiciels disponibles et permettant aux entreprises d’optimiser les paiements de leurs factures sont nombreux. Clearnox par exemple est l’une des grandes solutions virtuelles spécialisées dans le suivi et dans la relance facture auprès des petites et moyennes entreprises.

Une fois souscrit à l’un de ces logiciels, les structures pourront bénéficier de toutes leurs fonctionnalités et alléger la tâche à leurs comptables. Ces derniers auront jusqu’à 50 % de temps libres pour pouvoir s’occuper d’autres activités plus constructives pour le service. La trésorerie pourra en outre obtenir plus de 30 % de bénéfice. Mieux encore, les logiciels disposent également de service client.

Le personnel des services clients est à l’écoute et vous accompagne dans l’utilisation de toutes leurs fonctionnalités. Lesdites fonctionnalités sont constamment mises à jour en fonction des nouveautés sur le marché de la comptabilité. La relance des clients est une activité assez importante au sein d’une structure qui désire éviter au maximum les retards de facturation.

Comment préserver la clientèle à partir d’une bonne procédure de relance

La relation service/client est très souvent délicate au sein des petites structures. Elles ne disposent en outre pas d’une clientèle qui se compte en millions. Il ne serait donc pas bénéfique pour elles si les relances leur font perdre des acheteurs. Les entreprises qui désirent fidéliser leurs clientèles doivent pouvoir respecter les règles ci-après.

• Tous les clients ne sont pas à traiter de la même façon : avoir une même procédure pour tous les clients est malheureusement une erreur. Le rappel pour certains clients doit s’effectuer par mail, par téléphone pour d’autres et de manière plus ferme pour les mauvais clients.

• Les rappels doivent se faire des jours avant l’échéance : il est plus avantageux pour la boîte de prévenir à temps les clients à propos pour leurs délais de paiement.

• Automatisation des relances : les méthodes classiques de rappel des clients amènent généralement les employés à concentrer leurs efforts sur un nombre réduit de clients. La procédure automatique est assez efficace, car elle permet d’atteindre tous les clients au bon moment et de la bonne façon.

• Maintenir la relation avec les clients même après les paiements : certains clients sauront bien vous récompenser pour un simple geste après la facturation. De simples remerciements par exemple amèneront beaucoup de clients à revenir vers le service et à payer très tôt leurs factures.

Les logiciels en ligne constituent donc la meilleure solution pour éviter les retards de paiement dans une structure. Ils préviennent les clients qui doivent et assurent une bonne entente entre l’entreprise et ses débiteurs. Les institutions qui accompagnent les entreprises pour mieux gérer la relance de leurs clients sont aussi très à l’écoute des entreprises pour résoudre tout problème.

De nombreuses solutions sont disponibles aujourd’hui pour contrer les problèmes de débiteur qui minent les finances des entreprises. Il est toutefois conseillé de bien s’informer afin de choisir le bon logiciel adapté à votre secteur d’activité.