Les outils collaboratifs sont nombreux. Il est difficile de se décider sur la solution qui vous convient. Découvrez les critères sur lesquels vous baser pour choisir !
L’utilisation d’un outil collaboratif procure bien des avantages. Tous les entrepreneurs en sont convaincus ! Mais avec l’essor du digital, les solutions gratuites ou payantes sont de plus en plus nombreuses. Force est également de constater que certaines sont adaptées à telle ou telle activité professionnelle. Se décider sur l’outil à adopter peut alors s’avérer difficile. Pour faciliter votre choix, vous devez vous poser les bonnes questions et vous baser sur certains critères.
Outils collaboratifs : Les fonctionnalités
Parmi les meilleurs outils collaboratifs, on retrouve Monday, Teamleader ou encore Trello. Si ces derniers sont reconnus comme tels, c’est pour les fonctionnalités qu’ils proposent. Vous trouverez des outils fiables parmi ceux proposés ici : https://ledigitalizeur.fr/outils/plateforme-collaborative/. Certains sont plus complets que d’autres, mais peuvent aussi revenir plus chers. Il serait dommage de dépenser votre argent pour une option qui ne servira même pas. Vous devez vous focaliser sur vos besoins, et choisir la solution en conséquence.
En guise d’illustration, pour un projet digital, où de nombreux intervenants sont souvent amenés à collaborer, un outil prenant en compte cet aspect est à privilégier. Bien entendu, les fonctionnalités habituelles doivent être intégrées à la solution. Le suivi des avancements et des charges ou encore la gestion de la planification ainsi que des tâches en sont quelques exemples.
Les options de collaboration
Le travail collaboratif et à distance est devenu une pratique courante. C’est en toute logique que les solutions existantes prennent majoritairement en compte ce mode de fonctionnement. Il faut préciser néanmoins que certains outils proposés ne sont pas forcément efficaces. Un simple chat peut ne pas suffire. Chaque responsable de projet le sait, une activité présente son lot d’imprévus ou de blocages. Le logiciel doit en conséquence offrir de vraies possibilités d’interaction entre les intervenants afin de limiter les dépassements en termes d’estimation de charge.
L’ergonomie et la simplicité d’utilisation
Un outil digital efficace, qu’il s’agisse de gestion de projet collaborative ou autres, se doit d’être simple à utiliser. Elle doit permettre de planifier des tâches et de surveiller facilement l’avancement de travaux à travers un tableau de suivi. Cela passe généralement par une interface ergonomique et intuitive. Une solution trop compliquée nécessitant des compétences tierces serait en effet contre-productive. Tout le contraire du résultat recherché avec ce type de logiciel qui devrait aider à gagner du temps.
En outre, les smartphones font désormais partie intégrante du quotidien, aussi bien personnel que professionnel. Il est en cela impératif de choisir une solution proposant une compatibilité avec ces appareils.
La sécurité et la conformité
La sécurité est également un critère de choix quand il s’agit de l’outil collaboratift. Avant de vous tourner vers un outil, prenez le temps de vérifier ce point essentiel. Une fuite de données peut être néfaste pour votre entreprise et vos clients.
N’oubliez également pas que vous devez prôner la protection des données personnelles. La solution doit donc respecter les obligations liées au RGPD.
La polyvalence
Un outil collaboratif efficace devrait permettre d’en piloter plusieurs types, à travers diverses méthodologies : agile, cycle en V, Scrum, Waterfall, Kanban, etc. Ainsi, il sera utilisable par l’ensemble des services de votre entreprise. Cela vous permettra de maîtriser les coûts, et de bénéficier de données centralisées dans une même solution.
La polyvalence se présente en ce sens comme un élément important que vous devez prioriser.
Le tarif
L’aspect financier est bien évidemment un des critères à prendre en compte dans le choix d’un outil collaboratif. Il existe diverses solutions gratuites, mais leurs fonctionnalités sont souvent limitées. Si elles peuvent convenir aux TPE, elles ne le sont que partiellement pour les plus grandes structures. C’est d’ailleurs pour cette raison que la majorité des logiciels de ce type propose également des versions payantes.
Par ailleurs, préférez les outils collaboratifs sur mesure. Les éditeurs de ces outils proposent une offre tarifaire adaptée aux spécificités de votre entreprise et de vos besoins.
Plusieurs outils collaboratifs existent. Choisir lequel est le plus adapté à vos besoins peut alors être complexe. Prendre en compte certains critères, comme les fonctionnalités ou la tarification, devrait vous y aider.