Organiser un évènement : quelques éléments essentiels doivent être planifiés pour garantir la réussite de votre soirée d’entreprise.
Organiser un événement d’entreprise s’avère être un véritable défi à relever. Entre tous les préparatifs, vous pourrez vite être débordé sans la bonne méthode. Une planification et une bonne gestion du temps sont essentielles pour garantir la réussite de votre événement professionnel. Une bonne organisation va rendre l’évènement mémorable. Comment bien organiser un évènement ? Pour vous aider, voici tous les points essentiels à prendre en compte.
Organiser un évènement : définir les objectifs
Avant l’organisation d’un quelconque évènement professionnel, la première étape consiste à définir ses objectifs. Pour vous aider à déterminer ces objectifs, un certain nombre de questions doivent être posés :
- le type d’évènement à organiser ;
- la planification d’un évènement interne ou externe ;
- les cibles ;
- l’objectif stratégique ;
- l’endroit où se déroulera l’événement.
Répondre à ces différentes questions va vous orienter vers où aller, et déterminer avec précision chaque étape de votre organisation. Parce que les compétences d’un organisateur s’apprennent ! Pour en savoir plus sur comment organiser un évènement avec un traiteur, allez sur notre article.
Mettre en place des outils de suivi
L’anticipation est la clé de réussite d’un événement d’entreprise. Tout doit être planifié en avance : les tâches, les prestataires à solliciter, etc. Pour organiser un évènement comme un pro, prévoyez des outils de suivi afin d’éviter d’oublier quelques chose. Quelques outils qui peuvent vous aider à assurer la meilleure organisation possible pour un événement :
Le rétroplanning
Un rétroplanning est un document qui dispose de toutes les étapes des préparatifs jusqu’au jour J. Toutes les tâches et les sous-tâches à accomplir y figurent de manière détaillée, avec les ordres de priorité y afférant. Au niveau de chaque tâche, il est possible d’attribuer quelques responsables, des deadlines et un état de statut : à faire, en cours ou en retard. Le nombre de personnes mobilisées pour les préparatifs sera également visible sur ce document pour simplifier le suivi.
Une checklist
L’établissement d’une checklist est la meilleure façon de ne rien oublier pour un évènement spécifique. C’est une liste de tout ce qu’il faut faire et ne pas faire tout au long de vos préparatifs.
Un conducteur technique
Un conducteur technique est un document qui va résumer le déroulé de l’évènement. C’est un genre de script si l’on parle d’un film. Comme un cahier de charges, il comporte toutes les choses à effectuer à chaque instant, et les personnes qui sont chargées de les faire.
Le déroulement du jour J sera prévu avec minutie grâce à la présence de ce script. Le choix du support va dépendre des préférences de chacun :
- un logiciel ;
- une page Word ;
- ou tout simplement les notes de son smartphone.
Définir un budget
La taille d’un événement va se baser sur l’importance du budget. C’est alors un élément essentiel à ne pas négliger. Le montant du budget total destiné pour l’événement doit être défini en amont. Une bonne maitrise du budget est indispensable pour bien organiser un évènement. Avec les postes de dépenses diversifiés, la gestion budgétaire risque d’être assez complexe sans une bonne organisation : le lieu de réception, le service traiteur, le matériel nécessaire, etc. L’idéal est de hiérarchiser les priorités, et subdiviser votre budget en petite tranche pour chaque source de dépenses. Pour déterminer et bien gérer le budget :
- utiliser des données estimatives, incluant les objectifs de revenus s’il y en a ;
- mettre à jour les estimations avec des chiffres réels dès que les postes budgétaires sont confirmés ;
- toujours prévoir une marge.
Trouver le lieu de réception
Le choix du lieu constitue la prochaine étape pour planifier votre événement d’entreprise. Pour choisir le lieu idéal, il faudra se baser sur le budget défini plus tôt, le nombre d’invités et le type d’événement à organiser. Pour les petits budgets, il est possible d’organiser l’événement au sein même de l’entreprise, et réduire les dépenses, si l’endroit le permet. Si l’entreprise dispose d’un budget beaucoup plus conséquent, optez pour un cadre extérieur. Quelques points à prendre en compte pour le choix du lieu :
La pertinence
Le lieu pour un événement va déterminer l’image que vous souhaitez transmettre. Le cadre doit valoriser votre image de marque, et convenir avec les objectifs définis. Toutes les options possibles peuvent être étudiées avec minutie.
La proximité et l’accessibilité
La localisation géographique du lieu est un critère important. Il est primordial de s’assurer que le lieu choisi soit facilement accessible pour tous les invités et les participants. La présence de parking sur les lieux doit être vérifiée. Si certains participants viennent d’autres villes ou de pays étrangers, la proximité à l’aéroport serait un atout indéniable.
La capacité d’accueil
L’espace pour l’événement devra être proportionné conformément au nombre d’invités. La taille de la salle doit être en convenance avec le nombre d’invités, pas trop grande ni trop petite. Tout le monde doit être dans le confort.
L’originalité
Rien de meilleure pour marquer les esprits qu’un cadre assez original pour votre événement ! Un lieu atypique apportera une image positive à l’entreprise. N’hésitez pas à consulter des avis en ligne pour puiser votre inspiration.
Choisir les prestataires
Le choix des prestataires est l’étape suivante lors de l’organisation d’un événement. En fonction de la taille de l’événement, plusieurs prestataires de services peuvent être sollicités. Pour trouver les meilleurs sur le marché, voici quelques astuces :
- obtenir des recommandations de votre entourage pour avoir un gage de qualité ;
- constituer une base de données pour les contacts avec des informations sur la société, les contacts, le site internet, les recommandations, les offres disponibles ;
- demander des devis détaillés sur les frais ;
- faire des négociations pour réduire le budget.
Les astuces restent pratiques, que ce soit pour le choix d’un service traiteur, d’un prestataire en déco ou encore d’un animateur.
Prévoir des animations
Les animations sont d’une importance capitale pour rendre votre événement plus chaleureux et convivial. Organisez des activités amusantes et divertissantes pour permettre à tout le monde de passer de bons moments.
Les activités vont marquer l’esprit des invités, créer un cadre plaisant et agréable, mais aussi favoriseront les échanges.
Faites surtout en sorte d’opter pour des activités qui plairont à tout le monde pour des instants de détente et de divertissements garantis. Les jeux participatifs et les jeux de groupe sont par exemple de bonnes idées d’animations pour un événement professionnel.
Si vous manquez de temps, il est possible de faire appel à des animateurs professionnels pour s’occuper de cet aspect des préparatifs.
Bien communiquer l’événement !
L’événement doit absolument donner à tout le monde l’envie de venir et de participer. La communication est alors une étape cruciale à ne surtout pas oublier ! Vous avez le choix entre plusieurs moyens de communication pour promouvoir votre événement :
- le site Web de l’entreprise ;
- un landing page ;
- les newsletters ;
- les invitations en format papier ou par mail ;
- les réseaux sociaux.
L’idée est de prévenir tous les invités le plus tôt possible, et leur permettre de libérer leur emploi du temps en fonction de la date prévue.